Verbinding maken: Hoe de zorg
en ICT samen innoveren

leestijd: 5 minuten

Léonie is momenteel werkzaam als Manager bedrijfsvoering Applicatiemanagement bij VieCuri Medisch Centrum. Hier is ze primair verantwoordelijk voor het aansturen van een team van applicatiebeheerders dat de applicaties binnen het ziekenhuis beheert, waaronder het elektronisch patiëntendossier (EPD). We spreken met haar over haar ervaringen met de overgang naar een nieuw EPD binnen VieCuri en de uitdagingen die hierbij spelen. Hoe zorg je ervoor dat ICT en zorgverleners elkaar vinden tijdens deze veranderingen?

“Het geeft me energie en voldoening om te zien wat die gezamenlijke inspanning oplevert: meer begrip voor elkaar en het samen realiseren van onze doelen."

Ondersteuning voor een succesvolle digitale implementatie in de zorg

Léonie legt uit dat de implementatie van een nieuw EPD geen gemakkelijke opgave is. Vaak zie je bij implementaties dat zorgmedewerkers te laat betrokken worden, wat tot frustraties kan leiden. Bij een overgang naar een nieuw EPD moeten medewerkers leren omgaan met het nieuwe digitale systeem. In het geval van VieCuri was het geen compleet nieuw systeem, maar een upgrade die wel degelijk leidde tot andere werkprocessen. Daarom hebben ze ervoor gekozen om Young KINASE in te schakelen voor ondersteuning op de zorgvloer. Deze samenwerking heeft veel rust en vertrouwen gebracht bij de zorgmedewerkers. 

De floorsupporters van Young KINASE wisten frustraties weg te nemen en zorgmedewerkers te ondersteunen met het nieuwe EPD. Zij hadden echt het gevoel dat er mensen zichtbaar aanwezig zijn. Dit gaf hun vertrouwen en rust omdat er mensen zijn aan wie ze direct vragen konden stellen. Léonie vertelt: "Veel gebruikersvragen worden direct beantwoord. Natuurlijk kon niet alles beantwoord worden, maar dan waren er wel korte lijntjes tussen mensen die dezelfde taal spreken. Om toch die informatie op de juiste plek te krijgen. Daarin hebben wij heel goed samengewerkt. Dat is echt een aanrader, want dit zijn megaprojecten, om over te gaan naar een nieuwe versie, of überhaupt een nieuw EPD."

"De medewerkers in de zorg kregen rust en vertrouwen door het gevoel dat er mensen zijn aan wie ze direct vragen konden stellen."

Weerstand tegen digitalisering

Die frustraties komen ook voort uit een bredere uitdaging: zorgverleners meekrijgen in digitale innovaties. Léonie merkt op dat het cruciaal is dat de meerwaarde van digitalisering duidelijk is voor de zorgverleners.  “Veel zorgverleners zien digitalisering niet als een vermindering van hun werkbelasting; soms leidt het zelfs tot meer muisklikken,” zegt ze. Bovendien moeten zorgverleners voldoen aan strenge wet- en regelgeving, wat extra druk uitoefent op hun werkprocessen.

Léonie geeft een concreet voorbeeld: “Wanneer we de toestemming voor registratie zo efficiënt mogelijk willen vastleggen, moeten we dit meteen doen wanneer een patiënt binnenkomt. Dit kan extra druk leggen op de balie, die al druk bezet is. Het is cruciaal om processen zo in te richten dat zowel zorgverleners als patiënten worden ontlast.”

Om frustraties op de zorgvloer te verminderen en digitale innovaties succesvol te laten landen, is het van belang dat de processen zo worden ingericht dat ze zowel zorgverleners ondersteunen als de zorgkwaliteit voor patiënten verbeteren.

“Veel zorgverleners zien digitalisering niet als een vermindering van hun werkbelasting; soms leidt het zelfs tot meer muisklikken.”

De stem van zorgverleners

Een belangrijk onderdeel van het implementatieproces is dus de actieve betrokkenheid van zorgverleners. Bij VieCuri hebben ze een nieuwe beheerorganisatie opgezet voor het EPD, waarin overlegstructuur van groot belang is. Léonie benadrukt het belang van regelmatig contact met key-users en leidinggevenden. “Door samen te overleggen, begrijpen we beter wat er speelt en waar we verbeteringen kunnen aanbrengen. Het is niet altijd eenvoudig, omdat we met twee verschillende werelden werken, maar die afstemming is essentieel.”

Een voorbeeld van succesvolle samenwerking

Léonie geeft een voorbeeld van hoe de twee werelden van ICT en zorg weet te verbinden: het patiëntportaal. Dit project is omvangrijker geworden door wet- en regelgeving, wat extra druk legt op verschillende afdelingen binnen het ziekenhuis. Om het proces te optimaliseren, overleggen we met zorgvertegenwoordigers, zoals key-users, om knelpunten te identificeren en verbeteringen door te voeren. “Wanneer iedereen weet dat er een digitale oplossing aan komt, zijn mensen vaak bereid om mee te denken over hoe we het voor de patiënt zo efficiënt mogelijk kunnen maken,” legt ze uit. Door bijvoorbeeld toestemming al vroeg in het proces vast te leggen, kunnen werkprocessen gestroomlijnd worden en scheelt dit extra muisklikken voor zorgmedewerkers en patiënten. “We onderzoeken of we dat direct in het dossier kunnen invoeren zodra iemand binnenkomt.”

“Zorgverleners zijn vaak bereid om mee te denken over hoe we het voor de patiënt zo efficiënt mogelijk kunnen maken.” 

Begrip voor elkaar om samen doelen te realiseren

De samenwerking tussen zorgverleners en ICT-specialisten is cruciaal voor het succes van digitale innovaties in de zorg. Door open communicatie, afstemming en het delen van verantwoordelijkheden kunnen beide werelden elkaar versterken. Léonie: “Het is echt geweldig om met mensen samen te werken en gezamenlijk resultaten te behalen. Het draait allemaal om samenwerking, ook al brengt de ICT soms uitdagingen met zich mee. Als je niet met elkaar in gesprek gaat, komt er niets van de grond. Dat vind ik echt het mooiste aspect van mijn werk.”

Léonie benadrukt dat deze samenwerking niet alleen binnen het eigen team plaatsvindt, maar zich uitstrekt over de hele zorgsector. “Het is belangrijk om iedereen te zien en te horen, en ook de samenwerking met andere ziekenhuizen in de regio speelt hierin een cruciale rol. Het geeft me energie en voldoening om te zien wat die gezamenlijke inspanning oplevert: meer begrip voor elkaar en het samen realiseren van onze doelen.” 

Door Diederik Vergroesen
Tekst Linde Zegwaard