Naar een nieuw EPD

Dát doen wat nodig is

Een nieuwe versie van het EPD is meer dan alleen een technische stap. Veel meer. Het is daarom uiterst belangrijk om de zorgverleners mee te nemen in de veranderingen. En daar komt KINASE in beeld. In opdracht van het BovenIJ ziekenhuis brengen wij techniek en mens bij elkaar. Om het beste uit het nieuwe EPD te halen, luisteren we eerst naar de mensen die ermee werken. En dat doen we door verschillende afdelingen te bezoeken.

Het nieuwe EPD is écht anders. Je wilt niet dat medewerkers voor verrassingen komen te staan. “Daarom is het belangrijk om iedereen die werkt met het EPD al op tijd aan te haken”, zegt Suzanne, een van de consultants op dit project. “En hoe kan dat beter dan door je gezicht te laten zien. Daarom gaan we langs op de zorgafdelingen. Zo betrekken we artsen en verpleegkundigen bij de voorbereidingen.”

Vlieg op de muur

Bij het meekijken op de afdelingen was Suzanne de zogenaamde ‘vlieg op de muur’. De zorgverlener doet gewoon z’n werk en Suzanne kijkt mee. “Zo zie ik waar ze tegenaan lopen. Ik zie ook zelf wat tijd kost of wat handiger kan. Niet elk punt vraagt om een technische oplossing. Sommige dingen zijn op te lossen door heldere werkafspraken te maken. Of door meer uitleg over het systeem. We verzamelen en categoriseren alle knelpunten. Met de werkgroep van het ziekenhuis bespreken we daarna de prioritering. Ook bekijken we wat de afdeling ICT zelf kan aanpassen. En wat mee gaat naar ChipSoft, de leverancier van het EPD.”

Gemotiveerd om aan de slag te gaan

Eén van de dingen die Suzanne opvalt: “Binnen een afdeling weten medewerkers heel goed wie wat doet en hoe je iets doet. Maar zodra iemand op een andere afdeling komt, gaat het anders. Dat is jammer en niet nodig. Meer uniformiteit tussen de afdelingen is daarom wenselijk. Dat zorgt ervoor dat je medewerkers flexibel kunt inzetten. Ook maakt het de samenwerking en het inwerken van nieuwe mensen makkelijker. Het ziekenhuis pakte dit goed op. Er loopt al een project om de manier van werken meer op elkaar af te stemmen.” Zo worden er in het hele ziekenhuis én op afdelingen diverse acties uitgevoerd. “Het is leuk om te zien dat onze voorbereiding op het nieuwe EPD ook oude, sluimerende projecten weer nieuw leven inblaast. Mensen zijn gemotiveerd om ermee aan de slag te gaan.”

In je eigen tempo leren

Voor de opleiding doet KINASE het anders dan het BovenIJ gewend is. “Ik vind het super dat het ziekenhuis hiervoor openstaat”, zegt Suzanne. “Van een klassikale training die voor iedereen gelijk is, gaan we naar meer persoonlijke opleidingsvormen. Doel is dat iedereen op z’n eigen manier kan leren. En ook op het moment dat het hem of haar het beste uitkomt. Dat is best een beetje spannend voor onze opdrachtgever. Het is vrijblijvender. Toch vertrouwen ze erop dat de medewerkers leren wat ze nodig hebben voor hun werk. Het onderwijsmateriaal is specifiek. Zo krijgen ze eerst een korte uitleg over de belangrijke veranderingen in het nieuwe EPD. En daarna gaan ze oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Dat doen ze met hun eigen dagelijkse werkzaamheden. Zo is het voor iedereen herkenbaar. En dat maakt het voor de zorgverleners leuk, bruikbaar en waardevol.”

Een verschil maken

Het persoonlijk bezoeken van alle afdelingen spreekt Suzanne erg aan. “Ik weet nu zeker dat de stappen die we zetten, passen bij wat de zorgverlener nodig heeft. Door mijn studie Technische Geneeskunde voel ik me thuis in het ziekenhuis. Ik leg de link tussen wat medisch wenselijk is, hoe de techniek hierbij aansluit en wat de zorgverlener nodig heeft om de beste zorg te leveren. Dat is waar we bij KINASE goed in zijn. We stemmen systemen en de manier van werken op elkaar af zodat ze de zorg ondersteunen. Daar helpen we het hele ziekenhuis mee. Maar het is ook heel tof als een arts met wie ik meeloop zegt: ‘Wat handig! Had ik dat maar eerder geweten!’. Het blijft mooi om met iets kleins een groot verschil te maken.”